Círculos de Calidad herramienta de mejora
Historia de los Círculos de Calidad (CC)
Los Círculos de Calidad se
originaron en el Japón a inicios de los 60, para ser más exactos en 1962, como una
sugerencia producto de un editorial publicada en el primer número de la revista
Gemba-to-QC – Control de Calidad para Supervisores –, donde Kaoru Ishikawa su
editor, instaba a los trabajadores a formar grupos de trabajo con el fin de
mejorar los procesos fabriles en las empresas en las que trabajaban
¿Qué son los CC?
Según
su mentor el Ing. Kaoru Ishikawa los CC son:
“Un
grupo pequeño que desarrolla actividades de control de calidad dentro de un
mismo taller. Este pequeño grupo lleva a cabo continuamente actividades de
mejora, como parte de las actividades de control en toda la empresa,
autodesarrollo y desarrollo mutuo, control y mejora dentro del taller
utilizando técnicas de control de calidad con participación de todos los
miembros”.
Como hemos
mencionado son grupo de trabajadores(as) o ambos, de una misma sección en un
número no menor de 5 ni mayor de 15, lo ideal es 8; que se reúnen con el fin de
mejorar la realización de una tarea o labor que se lleva a cabo en la sección
en la que trabajan.
Requisitos de los CC
Formación.- Se
puede formar ya sea por iniciativa de la alta gerencia o por los miembros del
futuro CC que a su vez pueden pertenecer a la gerencia media –subgerencias o
jefaturas-, como también por el nivel
operativo de la organización, sea como fuese que se origine, para formar un CC
es necesario contar con la autorización de la gerencia general, que también
debe saber en qué consiste la mejora que aplicara el CC, debe brindar
capacitación a los miembros del CC, ambiente para la realización de sus
actividades, materiales de oficina, recursos de software y hardware, horario de
reunión de los miembros del CC.
Capacitación.-
En lo referente a la capacitación, esta no solo está dirigida al personal de
planta, sino a toda la organización en todos sus niveles, ya que la formación
de CC para la mejora de procesos, se puede dar en áreas tan diversas como
ventas, mercadeo, logística, finanzas, etc. Por lo que una adecuada
capacitación para la formación, interpretación y dinámica de los CC en la
organización, creará en ella una conciencia de calidad, lo que favorecerá la
realización de mejoras continuas de sus procesos, que favorecerá para la
producción de bienes y servicios de calidad.
Oficina.- Se
necesita tener un ambiente lo suficientemente cómodo para realizar la reunión
que debe contar con recursos de software y hardware, materiales de oficina.
Tiempo de
reunión.- Por experiencias pasadas el tiempo de reunión ideal es de 1 hora a la
semana que puede tomarse del horario normal de trabajo o considerarlo como hora
extra, en cualquiera de los dos casos la gerencia general debe estar en
conocimiento y autorizarlo.
Personal que integra el CC
Facilitador.- Es la
persona responsable de dirigir las actividades de los Círculos y atender sus
juntas. Siendo también el nexo entre los CC y el resto de la organización y
reporta a la gerencia general que apoya los CC, también es el responsable de la
capacitación de líderes y la formación de CC en la organización, además de
conseguir asistencia externa cuando se requiera.
Líder del CC.- El supervisor es el líder del CC y símbolo del respaldo de la
gerencia, su ausencia es perjudicial para el proceso. Pero no necesariamente el
líder tiene que ser el supervisor, este puede ser elegido por consenso por los
integrantes del CC, pero hasta que pase esto es el supervisor el líder del CC
Las
actividades del líder comprenden:
- Crear un ambiente en las
reuniones que aliente la participación.
- Promover la participación de
todos los miembros del CC y hacer que sean escuchadas todas las propuestas
de sus miembros.
- Ayudar al CC a tomar
decisiones en consenso y de la forma menos conflictiva posible.
- Nombrar un delegado que
lleve a cabo los acuerdos tomados por el CC.
- Dar seguimiento a los
acuerdos y propuestas tomadas por el CC.
Instructor.- Capacita
a gerentes, supervisores y jefes de los círculos, así como a los empleados
miembros de los círculos y asesores, explicando las funciones de cada uno en el
CC. Finalizada la capacitación el instructor se enfoca en el manejo de
herramientas y en las técnicas para la identificación y solución de problemas.
Asesor.- Aconseja
a los CC y en especial a los líderes, sobre la forma como deben de manejarse
las reuniones, la solución de problemas y la forma de hacer las presentaciones
de los casos a la gerencia
Objetivos del asesor
- Controla las actividades del
CC a fin de que se ciñan a las reglas y no distorsionen su proceso
- Se asegura que los miembros
del CC pongan en práctica lo aprendido durante la capacitación
- Se asegura que el líder no
domine y reprima a los miembros CC actuando como contrapeso evitando que el
líder del CC monopolice al grupo del CC
Experto.- Es aquel
que por su conocimiento técnico-científico es el facultado para ver si es
factible la mejora propuesta por el CC
Dinámica de un CC, se realiza en 4 etapas:
Primera Etapa.-
Un CC observa un problema en el proceso y detecta una oportunidad de mejora, en
la sección de la empresa en que laboran, el CC se reúne y lo analiza,
obteniendo una solución. La solución es presentada a la gerencia general
mediante un planteamiento documentado, estructurado y viable.
Segunda Etapa.-
El CC hace la presentación de la mejora ante la gerencia general esta lo
evalúa, y analiza su aplicación, viabilidad económica, técnica y financiera como
también las consecuencias productivas y económicas de su aplicación. Si la propuesta
CC es aceptada por la gerencia general y se autoriza su realización, esta debe destinar
los recursos económicos y materiales para que el CC la realice.
Tercera Etapa.-
Una vez que la gerencia autoriza la mejora propuesta por el CC, este debe de
destinar los recursos económicos y materiales para su realización por el CC,
pero eso si es el CC el que tiene la responsabilidad de llevar a cabo la mejora
en sus puestos de trabajo y de controlar su realización y efectividad.
Cuarta Etapa.-
Una vez que en la organización se ha aplicado la mejora propuesta por el CC,
gerencia general evalúa los resultados obtenidos durante el tiempo de prueba,
se analiza la variable “Beneficios/Costo”, si esta variable es positiva o sea
produce más “beneficios” a “menor costo” que antes que se aplicara la mejora, la
gerencia general da su aprobación y finalmente se adopta la mejora del CC en la
organización.
Conclusión
Sin lugar a duda
los CC son la piedra angular en la que descansa la Calidad Total, tan vital actualmente
para el éxito de nuestras organizaciones, los productos baratos y mediocres,
herramienta de venta muy popular en los 60´s; ya no pertenecen a este milenio
caracterizado por un mercado globalizado y si queremos competir en él, debemos
crear productos de calidad.
Son los CC el
medio que tenemos para involucrar a todos los miembros de la organización, en
la tarea de mejorar los procesos, cada quien desde su puesto de trabajo, ahorrando
no solo en los costos, sino también creando bienes y servicios de calidad
beneficiando a la organización y al que debemos lo que somos el consumidor.
