Herramientas para la Calidad

Círculos de Calidad herramienta de mejora

Historia de los Círculos de Calidad (CC)

Los Círculos de Calidad se originaron en el Japón a inicios de los 60, para ser más exactos en 1962, como una sugerencia producto de un editorial publicada en el primer número de la revista Gemba-to-QC – Control de Calidad para Supervisores –, donde Kaoru Ishikawa su editor, instaba a los trabajadores a formar grupos de trabajo con el fin de mejorar los procesos fabriles en las empresas en las que trabajaban

¿Qué son los CC?

Según su mentor el Ing. Kaoru Ishikawa los CC son:

“Un grupo pequeño que desarrolla actividades de control de calidad dentro de un mismo taller. Este pequeño grupo lleva a cabo continuamente actividades de mejora, como parte de las actividades de control en toda la empresa, autodesarrollo y desarrollo mutuo, control y mejora dentro del taller utilizando técnicas de control de calidad con participación de todos los miembros”.

Como hemos mencionado son grupo de trabajadores(as) o ambos, de una misma sección en un número no menor de 5 ni mayor de 15, lo ideal es 8; que se reúnen con el fin de mejorar la realización de una tarea o labor que se lleva a cabo en la sección en la que trabajan.

Requisitos de los CC

Formación.- Se puede formar ya sea por iniciativa de la alta gerencia o por los miembros del futuro CC que a su vez pueden pertenecer a la gerencia media –subgerencias o jefaturas-,  como también por el nivel operativo de la organización, sea como fuese que se origine, para formar un CC es necesario contar con la autorización de la gerencia general, que también debe saber en qué consiste la mejora que aplicara el CC, debe brindar capacitación a los miembros del CC, ambiente para la realización de sus actividades, materiales de oficina, recursos de software y hardware, horario de reunión de los miembros del CC.

Capacitación.- En lo referente a la capacitación, esta no solo está dirigida al personal de planta, sino a toda la organización en todos sus niveles, ya que la formación de CC para la mejora de procesos, se puede dar en áreas tan diversas como ventas, mercadeo, logística, finanzas, etc. Por lo que una adecuada capacitación para la formación, interpretación y dinámica de los CC en la organización, creará en ella una conciencia de calidad, lo que favorecerá la realización de mejoras continuas de sus procesos, que favorecerá para la producción de bienes y servicios de calidad.

Oficina.- Se necesita tener un ambiente lo suficientemente cómodo para realizar la reunión que debe contar con recursos de software y hardware, materiales de oficina.

Tiempo de reunión.- Por experiencias pasadas el tiempo de reunión ideal es de 1 hora a la semana que puede tomarse del horario normal de trabajo o considerarlo como hora extra, en cualquiera de los dos casos la gerencia general debe estar en conocimiento y autorizarlo.

Personal que integra el CC

Facilitador.- Es la persona responsable de dirigir las actividades de los Círculos y atender sus juntas. Siendo también el nexo entre los CC y el resto de la organización y reporta a la gerencia general que apoya los CC, también es el responsable de la capacitación de líderes y la formación de CC en la organización, además de conseguir asistencia externa cuando se requiera.

Líder del CC.- El supervisor es el líder del CC y símbolo del respaldo de la gerencia, su ausencia es perjudicial para el proceso. Pero no necesariamente el líder tiene que ser el supervisor, este puede ser elegido por consenso por los integrantes del CC, pero hasta que pase esto es el supervisor el líder del CC

Las actividades del líder comprenden:

1. Crear un ambiente en las reuniones que aliente la participación.
2. Promover la participación de todos los miembros del CC y hacer que sean escuchadas todas las propuestas de sus miembros.
3. Ayudar al CC a tomar decisiones en consenso y de la forma menos conflictiva posible.
4. Nombrar un delegado que lleve a cabo los acuerdos tomados por el CC.
5. Dar seguimiento a los acuerdos y propuestas tomadas por el CC.

Instructor.- Capacita a gerentes, supervisores y jefes de los círculos, así como a los empleados miembros de los círculos y asesores, explicando las funciones de cada uno en el CC. Finalizada la capacitación el instructor se enfoca en el manejo de herramientas y en las técnicas para la identificación y solución de problemas.  

Asesor.- Aconseja a los CC y en especial a los líderes, sobre la forma como deben de manejarse las reuniones, la solución de problemas y la forma de hacer las presentaciones de los casos a la gerencia

Objetivos del asesor

1. Controla las actividades del CC a fin de que se ciñan a las reglas y no distorsionen su proceso
2. Se asegura que los miembros del CC pongan en práctica lo aprendido durante la capacitación
3. Se asegura que el líder no domine y reprima a los miembros CC actuando como contrapeso evitando que el líder del CC monopolice al grupo del CC

Experto.- Es aquel que por su conocimiento técnico-científico es el facultado para ver si es factible la mejora propuesta por el CC

Dinámica de un CC, se realiza en 4 etapas:

Primera Etapa.- Un CC observa un problema en el proceso y detecta una oportunidad de mejora, en la sección de la empresa en que laboran, el CC se reúne y lo analiza, obteniendo una solución. La solución es presentada a la gerencia general mediante un planteamiento documentado, estructurado y viable.

Segunda Etapa.- El CC hace la presentación de la mejora ante la gerencia general esta lo evalúa, y analiza su aplicación, viabilidad económica, técnica y financiera como también las consecuencias productivas y económicas de su aplicación. Si la propuesta CC es aceptada por la gerencia general y se autoriza su realización, esta debe destinar los recursos económicos y materiales para que el CC la realice.

Tercera Etapa.- Una vez que la gerencia autoriza la mejora propuesta por el CC, este debe de destinar los recursos económicos y materiales para su realización por el CC, pero eso si es el CC el que tiene la responsabilidad de llevar a cabo la mejora en sus puestos de trabajo y de controlar su realización y efectividad.

Cuarta Etapa.- Una vez que en la organización se ha aplicado la mejora propuesta por el CC, gerencia general evalúa los resultados obtenidos durante el tiempo de prueba, se analiza la variable “Beneficios/Costo”, si esta variable es positiva o sea produce más “beneficios” a “menor costo” que antes que se aplicara la mejora, la gerencia general da su aprobación y finalmente se adopta la mejora del CC en la organización.

Conclusión

Sin lugar a duda los CC son la piedra angular en la que descansa la Calidad Total, tan vital actualmente para el éxito de nuestras organizaciones, los productos baratos y mediocres, herramienta de venta muy popular en los 60´s; ya no pertenecen a este milenio caracterizado por un mercado globalizado y si queremos competir en él, debemos crear productos de calidad.

Son los CC el medio que tenemos para involucrar a todos los miembros de la organización, en la tarea de mejorar los procesos, cada quien desde su puesto de trabajo, ahorrando no solo en los costos, sino también creando bienes y servicios de calidad beneficiando a la organización y al que debemos lo que somos el consumidor.